ほとんどの会社ではさまざまな会議があると思います。
今回は弊社の会議についてまとめてみたいと思います。
会議は何のためにするのか
・目標を達成する方針決定
・課題を解決するための方針決定
・情報共有
会議をする上で抑えたいポイント
・参加者全員の人件費を踏まえてもそれ以上の成果があがる時間にすること
→ これができないと、会議をすることが目的になってしまい、
結果に繋がりません。
・明確な期限と役割分担の設定
→ 担当者や期限が不明確だと、せっかく決めたことが実行されません。
・議事録をとる
→ 会議中に議事録は作成完了させる。体裁より中身が重要
・会議中にできるタスクはすべて終わらせ、仕事をできる限り残さない
→ 会議中のスマホ操作、PC操作は大歓迎です。
会議に参加しながらできる仕事は全力で進めます。
・開始時間、終了時間を守る
→ 時間は最重要。特に終わる時間を守れないケースがあるので、
これは私自身も気を付けたいことです。
・優先度の高いアジェンダから議論する
→ 事前にアジェンダ共有した上で会議をすると会議の質が高まります。
情報共有についての考え方
・会議参加者が把握すべきことかどうか
・会議の時間で共有すべきことかどうか
→ 上記が意識できていないと、タスクの報告になってしまい、
成果があがりづらくなります。
決定するまでのプロセス
・明らかに議論の余地のないものを除き、
ある程度視点の異なる人から意見を複数名から出してもらい、
議論したほうがよりベターな決定ができる
・決定すべき内容についてできるだけ専門性の高い人の意見があったほうがいい
・リスクや反対意見があれば出してもらい、それをしっかり検討した上で決定する
→ 逆に全員賛成のまま、意見がないまま進むことで
失敗することが多い
ファシリテーション
・会議の方針にふさわしくない内容である場合、途中で話を止めることも大切。
→ これがなかなかできない
丁寧にとめる理由を説明し、ご理解いただく
・ファシリテーターが一人で話すのではなく、まんべんなく意見をだしてもらう
→ 意見を言うのが苦手な方、言いたいことがあるけど
なかなかいい出せない人も多いので拾い上げる姿勢も大切
その他
毎回会議で意見しない人は、意見や意思がない可能性があります。
そういった人が会議に参加することは時間の無駄かもしれません。
そういった人を会議から外す意思決定、これも難しいですが非常に重要です。
会議でよく出てくるKPIについての考え方もこちらに記載していますのでよろしければご覧ください。
私の現時点での会議についての考え方をアウトプットしてみました。
３年後くらいに見たときになんてレベルが低いのか、
と思えるくらい、会議のレベルをアップさせていきたいと思います。
