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コンサルティングコラム

2022.04.21

シチュエーション別例文付き!読んでもらうための営業メールの書き方

営業メールといっても、実際にはさまざまな種類がありますよね。

いざ書こうと思うと、意外とまとまらないことはありませんか。

迷っているうちに、時間ばかり過ぎてしまうこともあるものです。

そこで、本記事では営業メールのメリットやデメリット、基本的な書き方やポイントなどを解説しつつ、シチュエーション別の例文も紹介していきます。

目次

営業メールのメリット・デメリット

メールは、手軽な連絡手段の一つですが、よい面ばかりではありません。

そこで、はじめに営業メールのメリットとデメリットについて解説していきます。

営業メールのメリット

営業メールのメリットは、主に次の4つがあげられます。

相手の都合で読んでもらえる

一番のメリットとしてあげられるのは、相手の都合のよいときに読んでもらえることです。

特に、忙しい人であれば、直接の訪問はもちろん、電話をかけるタイミングすらなかなかつかめないこともありますよね。

そのような場合でも、メールを送信さえしておけば空いた時間に目を通してもらうことが期待できます。

複数の相手に同じ内容を伝えることができる

同じ内容を複数の相手に同時に伝えられるのも、営業メールのメリットです。

電話の場合、話すたびに細かい内容が変わってしまう可能性もあります。

また、相手との会話次第では伝えそびれてしまうこともあるでしょう。

その点、メールなら同じ内容の文章を一斉に複数名に送信するだけです。

手間もかからないうえに時間の短縮にもなります。

コストがあまりかからない

少ないコストで済ませられるのも、営業メールのメリットです。

DMを送る場合、紙に印刷したチラシやパンフレットなどを郵送する方法もあります。

しかし、メールに画像や動画を添付すれば文章では難しい内容でも視覚的に伝えることが可能です。

データが重い動画は、リンクすれば済みますし、印刷代や送料に比べて大幅なコストダウンができます。

アポイントを取る場合でも、電話をかけるよりコストを抑えられます。

記録としてそのまま残せる

電話で営業する際、その都度録音しておくことはあまりないのではないでしょうか。

顧客からの問い合わせ専用電話であれば録音しておくケースもありますが、営業でこちらからかけるときに録音することは一般的ではありません。

営業メールは、送信内容を記録として残せる点がメリットです。

送信した本人が削除しないかぎり、いつでも自由に確認できます。

電話のように、言った言わないの水掛け論になることが避けられるでしょう。

営業メールのデメリット

一方、デメリットになるのは主に次の4つです。

読んでもらえないこともある

メールのデメリットは、読んでもらえない場合もあることです。

メール自体に気づかないこともあるでしょうし、そのまま削除されてしまう可能性もあります。

重要なメールなら、相手に読んでもらえないと大きな損害につながりかねません。

例えば、商談の日程を知らせるメールなどの場合です。

内容によっては、営業メールだけでは不十分なことも念頭に置いたほうがよいでしょう。

内容に問題があった場合もそのまま残ってしまう

先述したように、記録として残せるのはメールのメリットです。

しかし、内容によってはデメリットとなることも忘れてはいけません。

例えば、相手に対して失礼な表現をしたときや、本来伝えてはいけない内容まで言及したときなどのメールは、相手のところにそのまま残ってしまいます。

急ぐ用事のときは向いていない

相手に急いで確認してもらいたいときには、メールは向いていません。

例えば、打ち合わせの直前になって予定が変わった場合、メールを送っておいても相手に伝わらない可能性が高くなります。

急いで伝える必要があるときは、電話のほうがよいでしょう。

送り方次第ではトラブルになるケースもある

送信先を間違えてしまうと、思わぬトラブルに発展するかもしれません。

電話であれば、たとえ間違えたとしても相手が出た時点で気づきますし、そのまま本題に入ることはないでしょう。

しかし、メールの場合は送信した時点で内容がすべて相手のもとに送られてしまいます。

例えば、別の会社に競合他社のデータを送信してしまったり、個人情報を第三者へ漏えいさせてしまったりするリスクがあるのです。

営業メールを送る際の注意点やポイント

営業メールは、送り方次第では予想以上の効果が期待できます。

しかし、送り方を間違えると相手に不快な思いをさせたり、大きな損害につながったりするため、注意が必要です。

ここでは、営業メールを送る際の注意点やポイントを9つ紹介します。

相手が目を通しやすい時間帯を考える

特定の相手に送る営業メールは、読んでくれそうな時間帯を考えて送ることが大切です。

例えば、出社後すぐの時間帯や退社前などにメールチェックをする人は多いのではないでしょうか。

出社時間や退社時間などから相手の行動を予測し、その時間帯に合わせて送信することで目に止まりやすくすることができます。

昼食の前後も、メールをチェックしやすい時間帯の一つです。

メールを見てもらいやすい時間帯を選ぶのは、不特定多数の相手に送るDMなどの場合は難しいでしょう。

それでも、商材に合わせてターゲットを絞れば一般的な時間帯を予想することは可能です。

タイトルで目を引く工夫をする

営業メールで、最も工夫したい部分といえばタイトル(件名)でしょう。

見ただけで、どういった案件なのか理解できるタイトルが理想的です。

また、相手が大量のメールを受信していても、瞬時に内容を把握できるようにするため、長すぎず完結でわかりやすいものが望ましいでしょう。

ただし、短ければ良いという訳ではありません。

例えば、すでに約束している打ち合わせについてメールを送る場合、「打ち合わせの件です」など漠然としたタイトルでは、相手に通じない可能性があります。

こういった場合は、具体的に「○月○日の打ち合わせの件です」「○日に予定している○○の打ち合わせの件」と、踏み込んでおけばすぐに読んでもらえる率が高まるでしょう。

シンプルなケースでいえば「お知らせ」や「ご案内」といったタイトルもよいとはいえません。

こういった無難で誰に対しても該当するタイトルは、フィッシングメールなどにも使われる傾向があり、警戒する人もいます。

必ず「何のお知らせなのか」「どのような案内なのか」が具体的にわかるようなタイトルを心がけましょう。

例えば、「お知らせ」の後に社名や担当者名を添えるなど、相手がすぐに誰からのメールなのか把握できるような工夫が必要です。

長文は避けてシンプルにまとめる

営業メールの目的によっては、内容が濃くなってしまうこともあります。

新製品や新しく導入したサービスの紹介などは、つい力が入って長文となってしまうこともあるでしょう。

しかし、開いた瞬間にびっしりと並んだ文字列が目に入ると、読む前から興味が薄れてしまう可能性があります。

相手の負担を少なくし、興味を持って読んでもらうには、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。

新製品の案内なら、製品の特徴や概要などを書くだけにとどめ、他は展示会の日程などを添える程度にしておくのが無難といえます。

または、特設サイトのURLを掲載したり、問い合わせ先と担当者を明記したりしておくことがポイントです。

興味を持ってもらえれば、その先のアクションへと進んでもらえます。

相手にとってのメリットを強調する

タイトルで興味を持った相手が、商材を知りたいと思うかどうかは「どのようなメリットがあるか」に左右されます。

そのため、文中にはメリットをわかりやすく添えておくことも大切です。

もちろん、メールでは数字を入れたデータなどで詳細に説明する必要はありません。

主な特徴として、メリットを強調しておけば十分です。

例えば「電気代が3分の2まで節約できることもあります」「貴社の会計業務を大幅に短縮できます」といったわかりやすい表現にしておきましょう。

特に、新規のメールでは、まず文章で伝えることが大切です。

ファイルの添付忘れや形式などに注意する

取引先への営業メールで忘れてはならないのが、ファイルの添付です。

先方に求められた資料を送るような場合は、特に注意しましょう。

また、資料やカタログなどを添付するときは最新情報かどうか確認することも大切です。

相手が閲覧しやすいファイル形式にしておくことも忘れてはいけません。

もちろん、重すぎるデータも先方の迷惑になります。

CCとBCCの使い方を間違えない

複数名の相手に同じ内容のメールを送信するとき、必ず注意しておきたいのがCCとBCCの使い方です。

CCとは「カーボン・コピー」の略で、TOで送った相手以外にも目を通して欲しい人がいる場合などに使用します。

具体的には、取引先担当者のアシスタントやプロジェクトの参加メンバーなどが一例です。

CCは、受信したすべての人が誰にメールを送ったのか知ることができるため、「資料を送りましたので〇〇さんも目を通してください」という意味となります。

そのため、TOで送った相手に、CCで送った人のメールアドレスなどを知られたくない場合はNGです。

一方、BCCは自分以外の誰にメールを送ったのか受信者が知ることはできません。

BCCは、「ブラインド・カーボン・コピー」を略したもので、BCCに入力したアドレスがすべて隠れた状態で送信されます。

そのため、BCCは不特定多数の相手へ同じメールを送る際に便利な送信方法です。

ところが、不特定多数の相手に商材の案内メールなどをCCで送ってしまうと、受信者全員のアドレスがさらされてしまうことになります。

万が一、競合している会社であれば、気分を害する人も出てくるでしょう。

CCとBCCの使い方を間違えると、思わぬトラブルになることもあるため、一斉送信をするときは注意が必要です。

取引先のルールを優先する

すでに、取引が開始している会社とはメールでのやりとりが日常化することも珍しくありません。

会社によっては、業務をスムーズにするためにメールのルールがあることも考えられます。

そのため、もし先方がルールを提示してきた場合は、できるかぎり優先しましょう。

例えば、回答するときは必ず質問したメールから返信するといったルールなどがあげられます。

相手に何を求めるのか明確にする

営業メールを送るときは、相手にどのようなアクションをして欲しいのか明確にしておくことが大切です。

例えば、アポイントが取りたいのなら、相手の都合のよい日時を質問として文面に盛り込んでおく必要があります。

また、あらかじめ候補の日時をあげて都合を聞くことも方法の一つです。

「メールに対して返事が欲しいのか」「目を通すだけでよいのか」など、相手が判断に困らないような内容にしておきましょう。

返信はできるだけスピーディーに

営業メールに対して、先方から質問や回答が来た場合は、できるだけスピーディーに返信しましょう。

質問に対してはその回答を、打診していたことへの回答や承諾のメールが来たときはお礼の言葉を送ります。

せっかく承諾のメールを受けたのに、そのまま放っておいてはいけません。

送った営業メールの内容が展示会やイベントの案内などで、特に返信する要素がない場合でも、お礼メールは必要です。

メールを受け取った当日か、遅くても翌日を目安に返信を心がけましょう。

どう使い分ける?状況に応じて変わる言葉づかい

営業メールを送る際、注意しておきたいことの一つに言葉づかいがあげられます。

ささいな違いであれば、気にならない人もいるでしょう。

しかし、時には失礼となってしまう場合もあるため、できるだけ適切な表現を使うことが大切です。

では、具体的にどのような注意点があるのか3つの事例を参考に確認していきましょう。

「お世話になっております」を使う相手は?

「お世話になっております」は、営業メールの書き出しで使うことが多い言葉です。

しかし、使う相手によっては違和感を与えかねません。

例えば、新規で営業メールを送る相手には適さない言葉です。

そのため、「お世話になっております」を使うときは、すでに取引が開始している相手に限定しましょう。

新規で営業メールを送る場合は、
「初めてメールを送らせていただきます」
「突然のメールで失礼いたします」
といった書き出しが一般的です。

また、紹介を受けてメールを送るときは、「〇〇様のご紹介でメールを送らせていただきました」のように、経緯を説明すると相手に伝えやすくなります。

「了解しました」は正しい?

先方から提示された内容を理解できたとき、「了解しました」と返信することは正しくありません。

営業メールでは、「承知しました」と記載しましょう。

「了承しました」も「了解しました」と同様で、営業メールでは好ましくない表現です。

営業メールでは、「承知しました」「かしこまりました」のいずれかを使いましょう。

「承知しました」「かしこまりました」の2つは、相手を敬う際に使う丁寧語です。

ただし、単に「承知しました」とだけ返信すると、相手によっては機械的で不快な印象を与えることもあります。

そのため、「〇〇の件、承知しました。そのように対応いたします」といったように書くと、冷たい印象になることを避けられるでしょう。

メールで「御社」は適切?

相手の会社を指すときの言葉に「御社」と「貴社」があります。

どちらも相手企業を敬うときに使う表現に違いはありません。

しかし、メールで使用するときは「貴社」を使うほうが正解です。

「貴社」は、文章として使う際に用いるため、通常の手紙やDMなどを郵送する場合も使用します。

一方で、「御社」は話し言葉(口語)となるため、実際に対面して商談したりオンライン会議を行ったりするときに使う表現です。

営業メールの基本的な書き方と盛り込んでおきたい項目

どのような営業メールであっても、基本的な構成があります。

実際には、目的や相手によって内容は大きく変わってきますが、基本を押さえておくことは大切です。

そこで、シチュエーションごとの例文を紹介する前に、営業メールの基本的な書き方と盛り込んでおきたい項目について解説していきます。

営業メールの基本的な構成

流れが悪く読みにくい文章は、相手を疲れさせる可能性があります。

肝心の内容に興味を持ってもらうどころか、最後まで読まれずに削除されてしまう可能性もあるでしょう。

必要な項目を入れることはもちろん重要です。

しかし、営業メールでは相手にスムーズに読んでもらえるように、理解しやすい文章で構成することが求められます。

そのために、基本的な構成を覚えておくとよいでしょう。

以下で、構成を項目別に解説します。

タイトル(件名)

上述したように、営業メールのタイトルは相手に何のメールかを知ってもらうための重要なものです。

簡潔、かつ一目で理解できるようなタイトルを心がけましょう。

宛名

書き出しの前に来るのは「宛名」です。

通常は「先方の社名→部署名→担当者名」の順で書きます。

社名は(株)など省略せずに株式会社と正しく入力しましょう。

例えば、「株式会社〇〇 営業二課 課長〇〇様」という順番で、役職名も添えるのが一般的です。

ただし、役職名があいまいな場合は、あえて入れないほうがよいこともあります。

役職名を間違えてしまうと、相手に失礼となるため、確実に把握できているときに入れたほうが安心です。

あいさつと自己紹介

「お世話になっております」「突然のメールで失礼いたします」など、相手との関係や状況に応じた書き出しにしましょう。

また、簡単なあいさつと自己紹介へとつなげます。

メールの目的

アポイントなのか、それとも商材の紹介や提案なのか、メールを送った目的を添えます。

本文

本文に入れるのは、目的の具体的な内容です。

アポイントであれば、先方の都合をうかがうような内容が望ましいです。

目的が商材の提案や展示会などの案内なら、商材の概要など簡単な説明や開催日などを入れます。

結びのあいさつ

メールの締めの言葉を最後に添えます。

結びのあいさつは、忘れずに書きましょう。

先方からよい回答を促す意味でも必要です。

署名(差出人名)

最後の署名には、「社名→所属部署名→自分の役職と氏名」の順で書きます。

次に、会社の所在地と連絡先は、新規送信時、電話番号やファックス番号は代表番号だけでかまいません。

また、メールアドレスや会社のホームページがあればURLも添えます。

営業メールに盛り込んでおきたい項目

商談のアポイントを取りたいときは、あらかじめ自分の都合のよい日を候補日として含めておくと、返信をもらいやすくなります。

このとき、候補日は3パターン程度あげておくとよいでしょう。

商談の際は、先方の会社まで出向くのが一般的です。先方の都合も考慮し、商談の際にうかがう人数も添えておくとより丁寧でしょう。

営業メール例文【取引先に送るケース】

打ち合わせの確認や商品についての質問など、取引先とのやりとりは営業メールの中では多い傾向です。

担当者との関係が良好だと、なかには砕けた付き合いができるケースもあります。

営業メールは、堅苦しくする必要はありませんが、親しい相手でも最低限のマナーを守ることは大切です。

『新規商材の提案をするメール』

件名
ポータブル電源のご案内※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇課 課長〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。

かねてより弊社で開発を進めていたポータブル電源が、ようやく発売の運びとなりました。
つきましては、ぜひ貴社にも導入をご検討いただければとご案内させていただいた次第です。

このたび発売になるポータブル電源は、
従来の充電方法以外にソーラー充電とEVステーションでの充電も可能にしております。

USB使用はもちろん、コンセント数も増え大容量となっています。
震災などの予備電源として貴社の心強い備えになるのではないでしょうか。

資料として、PDFを添付させていただきます。
本製品について疑問や不明点がありましたらお気軽にご質問ください。

なお、ご希望があれば無料で現物をお試しいただくことも可能です。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

==============================================
※以下署名を入れる

『進行中の案件の打ち合わせを打診する際のメール』

件名
貴社会議室工事の打ち合わせの件※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇部 部長〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。

このたびは、弊社と御契約をいただき誠にありがとうございました。
表題の件ですが、会議室の内装にともなう打ち合わせをしたいと存じます。

つきましては、〇〇様のご都合をお聞かせいただけると幸いです。
なお、私は以下の日時であれば貴社にお伺いできますがいかがでしょうか。

【訪問候補日時】
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分

ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討のうえお返事をください。
上記日程ではむずかしい場合は、〇〇様のご都合に合わせます。

それでは、お返事をお待ちしております。

==============================================
※以下署名を入れる

『取引内容に何らかの変更が出た場合のメール』

件名
〇〇サービス終了のお知らせ※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇部 部長〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇課の〇〇です。

日頃、貴社には弊社の〇〇をご利用いただき感謝申し上げます。
長らくご愛顧いただいた〇〇ですが、このたびサービス終了の運びとなりました。

貴社には大変ご迷惑をおかけしますが、
終了にともない新サービスへ切り替え作業を以下の通り実施いたします。

「サービス終了予定日」
○年○月○日(○曜日)午後○時○分

なお、新サービスへの切り替え作業は
○年○月○日(○曜日)の○時〜○時を予定しております。

何かご不明な点がございましたら、私〇〇までお気軽にお問い合わせください。

==============================================
※以下署名を入れる

営業メール例文【新規の相手に送るケース】

営業メールを送る相手が新規で面識がない場合は、書き出し部分に注意が必要です。

初めて営業メールを送る相手には、いかに返信や問い合わせをもらうかが重要となります。

しかし、あまり堅苦しくなりすぎることもありません。

丁寧で簡潔な営業メールを心がけましょう。

『商材を案内するメール』

件名
軽量で扱いやすい消火剤〇〇のご案内※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇 ご担当者様

初めてメールを送らせていただきます。
私は、業務用消火器を販売しております株式会社〇〇の〇〇と申します。

社内で火災が発生した場合、早期発見とともに初期消火が重要になってきます。
建物内に防災設備や消火器を備えていても、
不十分であったり実際には扱えなかったりすることも少なくありません。

弊社の消火剤〇〇は、軽量で女性でも簡単に扱えるうえに、
小型でさまざまな場所に設置でき、早めの消火活動が可能です。

従来の消火器の処分にお困りの際は、弊社で回収も対応しております。
この機会にぜひご検討ください。

製品の詳細については下記URLからご覧いただけます。
なお、ご希望があればお見積もり並びに貴社までご説明に伺います。

==============================================
※以下署名を入れる

『アポイントを取る場合のメール』

件名
〇〇システムご提案にともなう面談のお願い※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇 担当者様

突然のメールで失礼いたします。
私は、業務用〇〇システムを提供しております株式会社〇〇の〇〇と申します。

このたび、弊社で新たに開発した業務用〇〇システムは〇〇が特徴です。
貴社のホームページを拝見したところ、
昨年より進めている〇〇事業にこのシステムを導入すれば効率化が図れると考えております。

さらに、弊社の試算では大幅なコストダウンも可能としています。
つきましては、一度直接ご説明したいのですが、
ぜひお時間をいただけないでしょうか。

以下の日時の中からご都合をお聞かせいただければ幸いです。

【訪問候補日時】
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分
○月○日(○曜日)午後○時○分〜○時○分
弊社訪問予定者〇名

ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討のうえお返事をください。
それでは、お返事をお待ちしております。

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※以下署名を入れる

『問い合わせをもらった相手へのメール』

件名
Re:業務用〇〇サービスの件※株式会社〇〇担当〇〇(差出人名)

本文
株式会社〇〇〇〇 〇〇様

弊社の〇〇サービスへのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
私は、業務用〇〇サービスの法人営業を担当しております〇〇と申します。

早速ですが、ご質問いただいた〇〇について回答させていただきます。
弊社の〇〇サービスが現時点で対応しているのは上限50名までです。

ただし、カスタマイズすることによって対応人数を100名まで増やすことは可能です。
さらに、詳細な内容とお見積もりをご希望であれば、
改めて貴社の条件に沿った資料とお見積もりを作成させていただきます。

なお、ご希望があれば貴社までご説明に伺いますので、
〇〇様のご都合をお聞かせください。

==============================================
※以下署名を入れる

営業メール例文【不手際を謝罪するメール】

営業メールには、顧客に謝罪したり不備を説明したりするケースもあります。

会社にとって不都合なことが起こったときは、真摯に不備や誤りを認めて謝罪することが大切です。

また、普段から取引があるなど、顧客によってはメールだけで済ませるのではなく電話や訪問での謝罪や説明も求められます。

『相手からクレームメールがきた際の返信メール』

件名
Re:空気清浄機の水漏れについて

本文
〇〇株式会社 〇〇室〇〇様

お世話になっております。
日頃は、弊社の空気清浄機〇〇を購入いただき、誠にありがとうございます。
私は、業務用空気清浄機〇〇の営業を担当しております〇〇と申します。

空気清浄機から水が漏れるとのことで、大変なご迷惑をおかけしております。
水漏れが起こる原因としましては主に以下のようなケースがあげられます。

・本体の傾き
・フィルターの汚れ
・タンクのキャップのゆるみ

これらに該当しない場合は、故障も考えられます。
つきましては、弊社の技術部の者を一度貴社に伺わせますので、
〇〇様のご都合をお知らせください。

==============================================
※以下署名を入れる

『商品の不備を説明するメール』

件名
業務用クリームコロッケ異物混入に関するお知らせ※株式会社〇〇営業部〇〇

本文
〇〇株式会社 〇〇事業部〇〇様

お世話になっております。
日頃は、弊社の製品を愛顧いただき、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇営業部の〇〇です。

早速ですが、弊社の業務用クリームコロッケに
異物が混入している疑いについてご報告させていただきます。

弊社で慎重に調査したところ、工場での製造過程で混入したものではなく、
報告を受けた飲食店の厨房内で誤って混入したものであることが発覚しました。

念のため、安全確認も行ったうえで、すでに製造を再開しております。
つきましては、今後も従来通りご利用いただければ幸甚に存じます。

販売停止中は多大なるご迷惑をおかけし、
またご不安な思いをさせましたことを改めてお詫び申し上げます。

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※以下署名を入れる

営業メール例文【お礼のメール】

取引先へお礼のメールを送ることも、営業をするうえで欠かせません。

ささいなことでも、お礼のメールを入れておくだけで印象が変わることは多いものです。

お礼のメールも、できるだけ早めに送信するようにしましょう。

『購入者や新規加入者へのお礼メール(BtoC)』

件名
このたびは〇〇にご加入いただきありがとうございます※株式会社〇〇 営業部〇〇(差出人名)

本文
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。

このたびは、弊社が提供する個人年金〇〇にご加入いただき、誠にありがとうございます。
弊社の〇〇は、〇〇様から伺った将来設計やお仕事にピッタリなプランです。

〇〇様は、まだ十分お仕事での活躍が期待されるご年齢ですが、
早めにリタイアされても生活面をしっかりカバーできるかと思います。

ご説明した通り、契約後も掛け金は自由に変更可能です。
プランの見直しを検討したいときや何かお気づきの際は、いつでもお気軽に私までご相談ください。

今後とも、末長くお付き合いいただけますようよろしくお願いいたします。

==============================================
※以下署名を入れる

『商談の後のお礼メール(BtoB)』

件名
本日は〇〇の件でお時間をいただきありがとうございました※株式会社〇〇 営業部〇〇(差出人名)

本文
〇〇株式会社 〇〇支店長 〇〇様

お世話になっております。
本日ご面談いただきました株式会社〇〇 営業部の〇〇です。

このたびは、弊社の突然の申し入れにも快く応じていただいたばかりか、
今後のお取引も確約いただきましたこと、幸甚に存じます。

本日ご依頼いただいたプランについては、
資料をまとめ次第改めて日時のご相談をさせてください。

今後とも、弊社をどうぞよろしくお願いいたします。

==============================================
※以下署名を入れる

営業メールを効率よく送るための工夫

営業メールは、送る件数が多いほど手間がかかるものです。

取引先の担当者と個別にやりとりするなら、それほど時間は取られないでしょう。

しかし、不特定多数の相手に営業メールを送るときは効率性を考えることが必要です。

そこで、営業メールを効率よく送るためにどのような点を工夫すればよいのか解説していきます。

テンプレートを活用する

あらかじめテンプレートを作成しておけば、営業メールの送信がスムーズです。

テンプレートの作成は、社内のメールリテラシーを向上させるためにも用意したほうが望ましいでしょう。

特に、署名の部分で社名表記や代表番号など共通した項目にばらつきが出ると印象がよくない場合もあります。

内容に応じたテンプレートを用意しておけば、案件に応じて内容を差し替えるだけで済みます。

複数名で分担して送信する

新しい商材の提案や、提供中のサービスの変更案内などは、顧客の数だけ送る必要があります。

実際には、会社の業務内容によって大きく異なりますが、複数名で分担するなど作業量が偏らない工夫も大切です。

また、定期的に案内が必要な場合は、スムーズに送信できるよう顧客のリスト化を進めておくとよいでしょう。

営業メールは相手の気持ちをつかむ表現とタイミングが大切

営業メールは、記録として残ることを考えれば、「日ごろから言葉づかいが適切かどうか」について注意する必要があります。

しかし、それよりも重視したいのは、相手の興味を引き、心をつかむための表現力です。

実際に、感心した営業メールがあれば、参考にしてみてはいかがでしょうか。

社内でテンプレートを作成し、メールリテラシーに配慮して魅力的な営業メールを送りましょう。

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平井 康之

平井 康之

エクネス株式会社 代表取締役。国立金沢大学 教育学部 数学科 卒業。金融機関入社、3年程個人、法人営業を経験。その後ソフト開発企業にて8年半WEBサイト制作及びWEBシステム開発部門のグループリーダーを経験。2018年3月 法人設立 現在に至る。登山を愛する元テニス部キャプテン。好きな山は、石川県の白山、富山県の立山、岐阜県の乗鞍岳など。
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