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コンサルティングコラム

2022.02.17

【文例あり】新規顧客への営業は手紙を!メリットやポイント、シーン別文例を解説

【文例あり】新規顧客への営業は手紙を!メリットやポイント、シーン別文例を解説

感染症対策のため、企業のテレワーク率が増加したことで、法人営業における新規顧客へのアポイントの仕方は、コロナ禍で大きく転換期を迎えています。新規顧客が本社に出社していないことも多く、従来のように、テレアポや飛び込み営業だけでは、アポイントをとることが困難となっているのが現状です。

本記事では、法人営業における新規顧客へのアポイントの方法の一つである手紙について、メリットやポイント、シーン別文例等を解説致します。

法人営業に手紙を活用する3つのメリット

法人営業に敢えて手紙を活用するメリットとしては、次の3つが挙げられます。

  • コロナ禍でテレアポや飛び込み営業が困難な中、関係を築くきっかけになる
  • 自社の製品及びサービスを画像やイラストを用いて伝えることができる
  • 手紙を活用することでアポイント獲得率が向上する

本項目では、上記3つのメリットについて解説致します。

コロナ禍でテレアポや飛び込み営業が困難な中、関係を築くきっかけになる

コロナ禍による感染症対策のため、日本の各企業では出社率を抑制するために、テレワークを取り入れることが多くなりました。そのため、従来のようなテレアポや飛び込み営業によるアポイント獲得は困難になってきています。

テレアポでは、リード(見込み顧客)及び顧客の担当者が出社していないために、架電をしても担当者に繋がらず、飛び込み営業では、そもそも対面商談を停止している企業が多く門前払いされてしまうことも少なくないでしょう。

そのような中、手紙を活用することで、リード及び顧客の担当者に間違いなく営業をかけることが可能となり、関係を築くきっかけとすることができるのです。

自社の製品及びサービスを画像やイラストを用いて伝えることができる

特にテレアポでは、リード及び顧客に自社の製品及びサービスを口頭でアピールすることになります。限られた時間の中で、口頭だけでアピールすることは容易なことではありません。

しかも説明するのが製品であれば、なかなかリード及び顧客が製品のイメージをすることも困難でしょう。

しかし、手紙であれば製品及びサービスについてのパンフレットを同梱することができるので、画像やイラストを用いてリード及び顧客に視覚的にアピールすることが可能です。そのため、口頭だけで製品及びサービスをアピールするよりも、リード及び顧客にイメージしてもらいやすく、オンライン商談や対面商談へと繋がりやすくなるのです。

手紙を活用することでアポイント獲得率が向上する

法人営業において、デジタル社会の中で敢えてアナログな手紙を上手に活用することで、アポイント獲得率の向上に繋げることが可能です。

ただし、手紙といってもパソコンで印刷された文書を送付したり、ありきたりな封筒に入れて送付したりしてもあまり効果はありません。敢えて手書きで心を込めて目立つ封筒に入れて送付することが必要です。

手書きの際には、筆ペンあるいは万年筆を用い、字が綺麗であってもなくても丁寧に読みやすく心を込めることが大切です。また、封筒も自社の社名入りの封筒や窓開き封筒等ではなく、品のある高級なレターセット等を用いることで、リード及び顧客の目に留まるように工夫しましょう。

リード及び顧客の目に留まることで、開封してくれる可能性が高まり、さらに自分だけに当てられた特別感のある手書きの手紙であった場合、アポイント獲得率が向上します。

しかし、他の郵便物と差別化することができないありきたりな封筒で手紙を送付してしまうと、他郵便物に埋もれてしまったり、ありふれたセールスレターだと思われてしまったりして、開封されない可能性もあるので注意が必要です。

法人営業で手紙を送る際の意識すべきポイント

法人営業の際に手紙を送るときの欠かせないポイント
法人営業で手紙を送るときには、次の4つのポイントを押さえておく必要があります。

  • 目を引く1行目にする
  • 手紙の種類を考慮する
  • 売り込みをしすぎない
  • 全ての顧客に同じ文章を送らない

本項目では、上記4つのポイントについて解説致します。

目を引く1行目にする

手紙において、一番最初に目に留まる1行目に書く内容はとても大切です。1行目に何が書いてあるかで、リード及び顧客に最後まで読んでもらえるかが決まると言っても過言ではありません。

最低限のビジネスマナーとしては、時候の挨拶から始めることが基本ではありますが、時と場合によっては、1行目で自分がどういう人間であるのかといったことや、近況等を書くことにより、リードや顧客に親近感を持ってもらう等の工夫をしてみることで、最後まで手紙の内容に興味深く目を通してもらうことができ、アポイント獲得率の向上に繋げることが可能です。

手紙の種類を考慮する

前述した通り、手紙を送る際には他の郵便物と差別化するために、自社の社名入りの封筒や窓開き封筒等では送らないという工夫が必要です。しかし、例えば全てのリード及び顧客に同じ高級和紙でできたレターセットで手紙を送るということは効果的ではありません。

リード及び顧客によって、どのように自社製品及びサービスをアピールしたいのかということを念頭に置き、他と差別化するために高級和紙でできたレターセットで手紙を送付したり、敢えて透明封筒にして中身が目立つようにする等手紙の種類に意図を持たせ、考慮することが大切です。

売り込みをしすぎない

手紙に限ったことではありませんが、あまりにも自社製品及びサービスの売り込みに力を入れすぎてしまうと、リード及び顧客は離れてしまいます。営業マンであれば、成果を上げるということが目的ですが、リード及び顧客の立場に立って、売り込みをしすぎないということを意識しましょう。

手紙による営業で、短期的な成果を求めることはせず、あくまで長期的にリード及び顧客との良好な関係づくりを行うことに注力することが大切です。

全ての顧客に同じ文章を送らない

営業の手紙を送る際には、全ての顧客に同じ文章を送らないということも大切です。自社製品及びサービスについて等、全員にどうしても伝えるべきことに関してはテンプレート化することは効率的ですが、リード及び顧客によって、オリジナルの文章を必ず織り交ぜることが必要です。

例え手書きであったとしても、明らかにテンプレートな文章である場合、リード及び顧客には誰にでも送っているセールスレターであることは伝わってしまいます。リード及び顧客の業界の近況等に触れ、リード及び顧客が「自分だけに送られた特別な手紙」であるということを感じられるような内容の手紙を送りましょう。

法人営業で実際に活用する手紙の文例

法人営業で活用したい手紙の文例のご紹介
法人営業で手紙を活用したいけど、手紙は書き慣れていないため、どのような文章を書いていいかわからないという営業マンも多いのではないかと思います。本項目では、法人営業で活用したい手紙の文例について、下記7パターンをご紹介致します。

  • 新規開拓を目指す初めての際の手紙の文例
  • 飛び込み営業後の手紙の例文
  • テレアポ後の手紙の例文
  • 前回のコンタクトから間があいている方への手紙の文例
  • 提案後の手紙の文例
  • ご契約後の手紙の文例
  • 一度営業を断られた際の手紙の文例

新規開拓を目指す初めての際の手紙の文例

新規開拓を目指す際、初めてリードに送付するべき手紙の内容としては、自社の製品及びサービスの売り込みではなく、あくまで自己、自社紹介をメインに関係づくりのきっかけとなるようなものにしましょう。売り込みをしすぎてしまうと、アポイント獲得率が下がってしまうので、注意が必要です。
<文例>

〇〇株式会社
会員ビジネス室 主任〇〇様(フルネーム)

(時候の挨拶)

面識がない中、突然のお手紙をお送りしてしまい、申し訳ありません。どうか最後までご一読いただけますと幸いです。

私は株式会社△△の〇〇(フルネーム)と申します。弊社は、企業様の会員サービス制度を効率化させるための様々なシステムを取り扱っております。

この度は、弊社のシステムが貴社の既存の会員サービス及び今後の新規会員様獲得に向けて、お力添えできればと思い、お手紙を送付させていただいた次第です。

もし少しでもご興味がございましたら、是非ともご連絡をいただけますと幸いです。

末筆ながら貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。

(結語)
株式会社▢▢
(フルネーム)

飛び込み営業後の手紙の例文

いきなりの飛び込み営業にも関わらず快く時間を割いて話を聞いてくれたリードに送付するべき手紙の内容としては、必ず忙しい中時間を割いてくれたことに対してのお礼をメインにすることが大切です。

<文例>

〇〇株式会社
部署名 〇〇様(フルネーム)

先日は、ご多忙の中、突然の訪問にも関わらずご対応いただきまして、誠にありがとうございました。

弊社はご案内させて頂きました通り、△△を扱っている企業です。

▢▢といった情報の提供をすることが可能な点において、必ず〇〇様及び貴社のお役に立つことができると考えております。

個人的なお話になりますが〇〇様にお話いただいた〇〇ということに大変興味が湧いております。

また、〇〇についてご教授していただけますと幸いです。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

株式会社▢▢
(フルネーム)

テレアポ後の手紙の文例

テレアポ後に送付する手紙の内容としては、飛び込み営業同様、忙しい中時間を割いてくれたことに対するお礼を中心に、商談の予定の確認等を盛り込んだものにしましょう。また、もし都合が悪くなってしまった際のことに関しても言及しておくとより丁寧です。

<文例>
〇〇株式会社
営業部課長 〇〇様(フルネーム)

いつも大変お世話になっております。

私は、△△株式会社の▢▢です。

先程はご多忙にもかかわらず、お電話でのご対応をいただき、誠にありがとうございます。

お電話で申し付けいただいた通り、下記日時に貴社へお伺い致します。

■ご商談の詳細
日時:〇月〇日(〇)〇時~
※ご面談時間は1時間を想定しております
場所:貴社本部事務所
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 ▢▢ビル2階

なお、ご都合により日時の変更をご希望される場合は、〇日までにご連絡頂けると幸甚でございます。

ご商談当日、〇〇様にお会いできることを大変楽しみにしております。

どうぞ宜しくお願い申し上げます。

株式会社▢▢
(フルネーム)

前回のコンタクトから期間が空いている方への手紙の文例

前回のコンタクトから間があいている方への手紙の内容としては、間が空いてしまったことへのお詫びを兼ねつつ、改めてご連絡を差し上げた目的を盛り込んだものにすることが大切です。間が空いてしまっていると、お互いの状況も変わっていることが多く、担当者が変更となっているケースも考えられます。

<文例>

〇〇株式会社
部署名 〇〇様(フルネーム)

(時候の挨拶)

早いもので今年も折り返し地点の頃となりました。

前回のご商談以来、大変ご無沙汰しております。

その節は弊社の〇〇という製品についてご提案をさせていただきましたが、その後いかがでしょうか。

あれから新たな実績も増え、さらに貴社のお役に立てるお話を様々な角度からご提案できるかと存じます。

よろしければ、ご不明な点や検討事項なども含め、新しい△△という製品のご紹介に伺うことができましたら幸甚です。

追ってご返事をお聞かせいただくためご連絡を差し上げますので、ご検討のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

(結語)
株式会社▢▢
(フルネーム)

提案後の手紙の文例

提案後の手紙の内容としては、忙しい中商談に時間を割いてくださったことや、前向きに自社製品及びサービスについて検討いただけたことに対してのお礼がメインとなるようなものが好印象です。提案後には契約成立のためにも必ず手紙を送付するようにしましょう。

<文例>

〇〇株式会社
部署名 〇〇様(フルネーム)

(時候の挨拶)

株式会社▢▢の〇〇でございます。

先日は大変お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

また、ご紹介させていただいた△△というサービスに関して、前向きにご検討いただけるとのご回答をいただき、大変ありがたく存じます。

先日のご面談にて、〇〇様の「(相手の言葉)」というお言葉がとても印象に残りました。

もっと知りたいと思い、さっそく勉強を始めております。

またお話をする機会をいただければとても光栄でございます。

取り急ぎ、書中にてお礼を申し上げます。

(結語)
株式会社▢▢
(フルネーム)

ご契約後の手紙の文例

ご契約をいただいた後の手紙の内容としては、契約をいただけたことへの感謝はもちろんのこと、今後のアフターフォローについての内容を盛り込んだものにすることが大切です。ご契約の後にも、必ず手紙を送る習慣を付けましょう。

<文例>
〇〇株式会社
部署名 〇〇様(フルネーム)

平素より大変お世話になっております。

株式会社▢▢の〇〇でございます。

この度は、弊社サービス「△△」のご契約をいただきまして、誠にありがとうございます。

本サービスによって、貴社の〇〇がより効率よくご利用いただけることと存じます。

今後のアフターケアにつきましても、万全を尽くす所存でございますので、お気付きの点やご不明点などございましたら、なんなりとお申し付けくださいませ。

今後ともご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。

まずはご契約のお礼を申し上げます。

(結語)
株式会社▢▢
(フルネーム)

一度営業を断られた際の手紙の文例

一度営業を断られたとしても、手紙を送付しておくことで、今後の関係も続いていきます。一度営業を断られた際の手紙の内容としては、忙しい中お時間をいただいたことなどのお礼を中心に、自社製品及びサービスについて盛り込むものにしましょう。

手紙を送付し、定期的に連絡を取り合う関係を作ることで、いつか自社製品及びサービスが必要となった際、声をかけてもらえる確率がアップします。

<文例>
〇〇株式会社
部署名 〇〇様(フルネーム)

(時候の挨拶)

さて、先日は貴重なお時間を割いていただき、心より感謝致しております。

誠にありがとうございました。

今回ご提案させていただいた△△というサービスは、▢▢という点で貴社のお役に立つことが可能であると考えております。

今回は誠に残念ながら、ご決断をいただくことはできませんでしたが、今後必要となった場合には、お気軽にお声掛けください。

また、今回のご商談が〇〇様のお役に立てておりましたら、心より嬉しく思います。

ご商談のお時間を作っていただけたこと、書中にてお礼申し上げます。

(結語)
株式会社▢▢
(フルネーム)

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平井 康之

平井 康之

エクネス株式会社 代表取締役。国立金沢大学 教育学部 数学科 卒業。金融機関入社、3年程個人、法人営業を経験。その後ソフト開発企業にて8年半WEBサイト制作及びWEBシステム開発部門のグループリーダーを経験。2018年3月 法人設立 現在に至る。登山を愛する元テニス部キャプテン。好きな山は、石川県の白山、富山県の立山、岐阜県の乗鞍岳など。
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