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2022.02.09

営業マンが手紙を活用すべき理由と例文、新規開拓のコツも紹介!

営業マンが手紙を活用すべき理由と例文、新規開拓のコツも紹介

コロナ禍で、テレアポや飛び込み営業等の営業活動が上手くいくことは少なくなりました。今こそ営業マンは手紙を活用すべき時を迎えています。本記事では、営業マンが手紙を活用すべき理由及び例文、新規開拓のコツを解説致します。

営業マンが営業活動において手紙を活用すべき理由

コロナ禍で、営業活動が大きく変わった今、営業マンが手紙を活用するべき理由としては、次の3つが挙げられます。

  • 手紙によるDMは開封率が高い
  • 手紙はメールと違い物理的に手元に残る
  • 決裁権者へ直接手紙が届く可能性が高い

本項目では、上記3つの理由について解説致します。

手紙によるDMは開封率が高い

特にはがきではなく、封筒入りの手紙を送付する場合、開封してもらえる確率が格段にアップします。自分にだけ宛てられたものであるという特別感を感じるため、メールよりも開封してもらえる確率は高いです。

さらに開封率を上げるためには、少し値が張ったとしても上質なレターセットや切手等を準備して、より特別感を演出するという工夫が大切です。

また、印刷ではなく、手書きであればより好印象となります。手書きの際にはボールペンではなく、筆ペンや万年筆を用いることでより丁寧な印象となるでしょう。

まだ面識のない段階での手紙はもちろん、初めての商談の後等、場面に応じて手書きの手紙を送付することで、顧客と良好な関係を築くことが可能です。

手紙はメールと違い物理的に手元に残る

手紙はメールと違い、物理的手元に残るため、封筒や手紙を複数回目にするチャンスがあり、メールのように埋もれてしまうことは少ないです。そのため、印象深く覚えてもらいやすいというメリットがあります。

手紙をきっかけに、自社への商品及びサービスについての問い合わせがくる可能性もあります。さらに、商談へと発展する可能性もあるため、一石二鳥です。

ただし、手紙に短期的な効果を持たせることは困難です。長い目で効果が現れるのを期待しましょう。

決裁権者へ直接手紙が届く可能性が高い

テレアポであれば、商談をしたい相手(特に決裁権者)と話をできることは滅多にありません。大抵は、電話担当者とのやりとりとなります。

しかし、手紙であれば、商談をしたいと思っている特定の人物に確実に届く可能性があり、さらに本人に目を通してもらえる可能性も高くなります。そのため、テレアポや飛び込み営業と違い、自社の商品及びセールス、さらには営業マン自身のことを確実に認識してもらえるチャンスとなるのです。

前述の通り、手紙には様々なメリットがあります。しかし、注意しなければならないのは、必ずしもすぐに効果が出るものではないということです。あくまでも、長い期間をかけてコツコツと顧客との関係性を深めていくきっかけ作りという認識を持ち、すぐに効果が出ないからといって諦めることのないようにしましょう。

営業の手紙を書く際のポイントと文例

営業の手紙を書く際のポイントと文例
営業の手紙を書きたくても、どのような内容にしていいか悩む営業マンも数多く存在すると思います。本項目では、実際に営業の手紙を書く時のコツを、新規開拓の場合と既存顧客に送付する場合に分けてそれぞれ3パターンずつご紹介致します。

新規開拓の場合

パターン1

拝啓

(時候の挨拶)、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。

面識もないまま、お手紙を送付させていただいていることをどうかお許し下さい。

株式会社□□の△△と申します。

貴社のホームページ及びIR情報を拝見し、今後の新規開拓事業について、弊社であればお力になれるのではないかと思い、ご連絡差し上げました。

弊社は仕入のルートを東南アジアをはじめとした中国だけでなく、欧米諸国にも確保しているため、貴社の求める商品を仕入れるだけでなく、様々な方面から商品開発をお手伝いさせていただくことが可能でございます。
つきましては、弊社の仕入ルート及び取り扱い商品につきまして、ご案内の機会をいただけませんでしょうか。

大変お忙しい中とは存じますが、貴社における新規開拓事業の一助となれば幸いでございます。

◯月◯日◯◯時頃に弊社の△△よりご連絡差し上げます。その際、ご商談の可否をご回答頂けますと幸いです。

ご確認のほど、宜しくお願い申し上げます。

敬具

パターン2

拝啓

(時候の挨拶)、貴社にはご清栄の段、何よりと存じます。

突然のお手紙に驚かれたかと思いますが、どうかお目通しいただけますと幸いです。

私は、□□株式会社△△部の〇〇〇〇(フルネーム)と申します。

弊社は、マーケティングリサーチ及びタイアップ、宣伝広告といった販促活動を得意としています。

貴社のさらなる繁栄のためのお力添えをさせていただきたいという一心で、ご連絡を差し上げております。

つきましては、現在の販促活動の状況につきまして、是非お話をお聞かせいただき、より貴社の商品の販売利益が向上できるような販促活動のご提案の機会を賜ることができましたら幸いでございます。

大変お忙しい中、恐縮ではありますが、何卒ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。

敬具

パターン3

株式会社△△
カスタマーサービス課〇〇様

平素は格別のご高配をいただき心から感謝申し上げます。

いつも大変お世話になっております。

先日は、ご多忙の中、弊社にカスタマーサービス向上のための研修のお問い合わせをいただき誠にありがとうございました。

併せて、弊社との契約を前向きにご検討いただいているとのことで、大変感謝致しております。

貴社のカスタマーサービス向上に貢献できますよう、弊社としては、最大限の努力をして参りますので、引き続き宜しくお願い申し上げます。

今回の件は社内共有させていただき、弊社の研修担当者も是非〇〇様にご挨拶したいと申しております。

次回のご商談の際には、〇〇も同席させていただき、実際の研修の雰囲気を実感していただればと存じます。

この度はありがとうございます。

引き続きどうぞ宜しくお願い申し上げます。
△△株式会社
営業部△△

既存顧客に送る場合

パターン1

ご面談依頼の件

拝啓

(時候の挨拶)平素は格別のご愛顧を頂き厚くお礼申し上げます。

さて、本日は弊社から〇月に発売予定の新商品△△につきまして、是非とも〇〇様と一度お会いして、詳細をご案内させて頂きたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、〇月〇日〇〇時頃にご連絡致しますのでご面談の可否をご教示頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

パターン2

株式会社△△

店舗開発室 室長〇〇様

先日はお忙しい中にも関わらず、突然の訪問にお時間を割いて下さったこと、誠に感謝申し上げます。

弊社の店内装飾デザインにご興味を持っていただけたことを、大変ありがたく思っております。

ご商談の際、ご紹介差し上げたデザインにつきましては、近日中にお見積もりを手配いたします。

半年後の新規オープン店舗におきまして、是非弊社に店内装飾を行わせていただければ、貴社のお力添えとなることをお約束致します。

お見積もりの準備が整い次第、改めてご連絡させていただきます。

その際には、お忙しい中とは存じますが、再度お時間をいただけますと幸いでございます。

末筆ながら貴社のますますのご活躍を心からお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
営業課係長△△

パターン3

株式会社△△
〇〇様

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、ご契約をいただきまして誠にありがとうございます。

今回ご契約をいただきましたサービスは、△△という点において、貴社のお役に立つことが可能です。

今まで貴社が採用されておりましたサービスよりも格段に上質で、手厚いサポートとなっておりますので、ご安心ください。

また、ご契約後のフォローにつきましても私が担当をさせていただきます。

ご不明点がございましたら、些細なことでも構いませんので、なんなりとお申し付けください。

今回、〇〇様にご商談の機会をいただき、私自身△△という点で勉強させていただきました。

大変感謝をしております。

今後も末永くお付き合いをさせていただければと存じます。

取り急ぎ書中にて御礼申し上げます。

この度は誠にありがとうございました。

敬具

〇〇年〇月〇日
株式会社△△
営業部〇〇

営業活動で手紙を活用する際の書き方のポイント

営業活動で手紙を活用する際の書き方のポイント
営業活動において、手紙を活用するときの書き方のポイントとして、次の5つが挙げられます。

  • 手紙の冒頭にわかりやすく題名をつける
  • 時候の挨拶をきちんと書く
  • 手紙の目的及び自分は何者なのかを端的に伝える
  • 自社が提供できる商品及びサービス等を具体的に伝える
  • 締めくくりの文章で綺麗にまとめる

本項目では、上記5点について解説致します。

手紙の冒頭にわかりやすく題名をつける

手紙に限ったことではありませんが、特に新規開拓営業において、初めて手紙を送付する際は、手紙の冒頭に一目見てわかりやすい題名をつけることを意識しましょう。

例えば、「アポイントのお願い」という題名ではなく、「〇〇という商品のご紹介についての面談のお願い」もしくは「〇〇というサービスのご案内についての面談のお願い」というような題名にすることで、顧客に伝わりやすくなります。

一目見てわからない場合、目を通してくれないこともあります。冒頭に興味を引く題名をつけ、最後まで手紙を読んでもらえるような工夫をすることが大切です。

時候の挨拶をきちんと書く

時候の挨拶をきちんと書くことで、相手にとても丁寧な印象を与えることができます。特に新規開拓営業であるならば、時候の挨拶は欠かさないように気を付けましょう。

また、慣用的な時候の挨拶は、旧暦に基づいていることが多く、現代の感覚とずれてしまっている場合があります。時候の挨拶を書く際には、その年の実際の気候を考慮したり、顧客と自分の住んでいる地域の気候の差等も考慮したりして、適切な言葉を選ぶことが必要です。

手紙の目的及び自分は何者なのかを端的に伝える

手紙では、どうしても色々な情報を詰め込みたくなってしまい、ダラダラと長く記載してしまうことがあります。しかし、長く記載し過ぎては、顧客に読んでいる途中で飽きられてしまう可能性があるので注意しましょう。

特に本文においては、最初の3行で顧客に興味を持ってもらえるか否かが決まると言っても過言ではありません。最初の3行で手紙を送付した目的及び自分は何者であるのかということを、端的にわかりやすく記載することが大切です。

長く書きすぎると要点が伝わりにくい上、最後まで読んでもらえない可能性があります。

自社が提供できる商品及びサービス等を具体的に伝える

手紙には、自社が提供できる商品及びサービス等を具体的に記し、顧客にとってどのようなメリットがあるのか伝えるようにしましょう。

その際、自社のこれまでの実績や顧客が商品及びサービスを導入した場合実現できるであろう結果等を、具体的な数値を用いて伝えることを意識することが大切です。また、競合他社の類似商品及びサービスとの比較した数値等があると説得力が増します。

顧客に自社の商品及びサービスに興味を持ってもらえるような、具体的なイメージができる手紙の内容にすることが大切です。

締めくくりの文章で綺麗にまとめる

手紙の終わりには、適切な締めくくりの言葉を記載しましょう。顧客の繁栄及び活躍等を祈る気持ちを記載することで、顧客に思いやりの気持ちを伝えることができます。

きちんとした締めくくりの言葉が記載されていると、顧客にとっての印象はより良くなり、記憶に残りやすくなるでしょう。

さらに、手紙を締めくくる言葉だけでなく、次回連絡する予定の日時及び面談の可否等を伺う文面を入れることが大切です。面談の可否について考慮してもらいつつ、可否を伺うために連絡する日時を記載しておくことで、連絡の際すぐに結果を知ることができます。

営業マンはあらゆる場面で手紙を出そう

営業マンは、顧客に対してお礼の手紙を出すことで、様々なメリットがあります。特に次の場面では、お礼の手紙を出すことで他の営業マンと大きな差をつけることが可能です。

  • テレアポの後
  • 飛び込み営業にも関わらず話を聞いてくれた後
  • 初の商談が終わった後
  • 商談を行ったが契約に至らなかった時
  • 契約成立後

商談が終わった後や飛び込み営業の後、契約成立後に手紙を出す営業マンは少なくないですが、断られてしまった時にもお礼の手紙を出す営業マンはそう多くはいません。

断られてしまった時にも丁寧なお礼の手紙を出しておくことで、顧客の記憶に残りやすくなり、もし今後提案した商品及びサービスが必要になった時に、連絡をもらうことができる可能性が高まります。

断られても、きちんと手紙を出しておくことに越したことはありません。

手紙は心を込めた手書きで

手紙は手書きで送付することが鉄則です。なぜなら、顧客に心を込めた手紙であるという特別な認識を持ってもらう必要があるためです。

字が上手であれば印象はより良いのは確かではありますが、字が下手であったとしても、顧客が読みやすいような大きさで時を書くといった配慮があれば問題ありません。

間違ってもパソコンで文章を作成したものをコピー用紙に印刷する等して送付しないように気を付けましょう。パソコンで作成された文章は、どうしても不特定多数に送付している印象となってしまいます。
はがきでも問題ないのか
顧客に手紙を送付する際、悩むのがはがきでもOKなのかどうかという問題ですが、結論から言うと、はがきでも問題はありません。

ただし、はがきであれば内容が他の社員等に見られてしまう可能性があるということを覚えておきましょう。商談に関わるような内容や、商談の際の質問への回答等が含まれている場合にはレターサイズの用紙に書いて、封筒に入れて送付することが常識です。

筆ペンを使う方が有利

顧客に手紙を送付する際には、ボールペンや万年筆ではなく、筆ペンを使用することで有利となることを覚えておきましょう。

筆ペンで文字を書くと、文字に味が出るだけでなく、特別感を演出することが可能です。顧客にとってとても印象深く、好印象の手紙となります。

しかし、筆ペンがどうしても苦手というような場合には、万年筆でも良いでしょう。ただし、綺麗な文字で書くことが大切です。

手紙は新規開拓に使える

手紙は、営業において、新規開拓に大いに活用できるツールの一つです。新規開拓のコツについて解説致します。

新規開拓のコツ

手紙を新規開拓の営業に活用する場合、まず最初にターゲットを明確にしましょう。ターゲットのフルネームがわからない場合、ターゲットの会社に電話をかける等して、聞き出しましょう。

その後、手書きの手紙を郵送する際、封筒に「※重要」や「※親展」と押印しておくことで、開封率がアップします。

手紙を書く作業には時間がかかってしまいますが、テレアポで電話を切られて効率の悪い営業活動を行うよりも、手紙の方がアプローチが成功しやすくなるので大いに活用していきましょう。

営業において手紙を用い成果を出すために押さえておくべきコツ

営業活動において、手紙を活用し成果を出すためのコツとしては、次の3点が挙げられます。

  • 手紙を送付するための方法にこだわる
  • 手紙を売り込みの手段ではなく信頼関係を築くための手段ととらえる
  • 長い目で見て結果が付いてくるということを念頭におく

本項目では、上記3点について解説致します。

手紙を送付するための方法にこだわる

手紙の内容はもちろん大切ですが、どのような方法で手紙を送付するかということも重要な要素です。一般的な手紙を送付する方法としては、料金後納郵便や窓開き封筒、自社名の印刷された封筒や宛名シール、はがき等があります。

一般的な送付方法を用いていては、顧客の目に触れないまま埋もれてしまうということも考えられます。そのため、特別感のあるレターセットを使用する等して、差別化を図ることが大切です。

手紙を売り込みの手段ではなく信頼関係を築くための手段とする

営業マンは、クロージングに早い段階で持っていきたいというのが本音ではありますが、手紙を売り込みの手段と考えてはいけません。いきなり手紙で売り込みをしたとしても、顧客は良い印象を持たず、その後のアプローチも上手くいかない可能性があります。

手紙は、顧客との信頼関係を築くための手段と考えましょう。

長い目で見て結果が付いてくるということを念頭におく

手紙は、テレアポをはじめとしたアプローチと同様に、すぐに結果に結びつくということは滅多にありません。そのため、短期的な結果を求めず、長い目で見て関係を築き上げた後に結果が付いてくるということを覚えておきましょう。

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平井 康之

平井 康之

エクネス株式会社 代表取締役。国立金沢大学 教育学部 数学科 卒業。金融機関入社、3年程個人、法人営業を経験。その後ソフト開発企業にて8年半WEBサイト制作及びWEBシステム開発部門のグループリーダーを経験。2018年3月 法人設立 現在に至る。登山を愛する元テニス部キャプテン。好きな山は、石川県の白山、富山県の立山、岐阜県の乗鞍岳など。
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