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2022.02.15

営業におけるアポイントの取り方のコツとは?効果的な電話・メール・手紙DMの3種類で解説

営業におけるアポイントの取り方のコツとは?効果的な電話、メール、手紙DMの3種類で解説

営業活動において、最も大切であり、最も大変であると言われているアポイントの獲得。ベテランの営業マンでも特に新規顧客のアポイントを取ることは容易ではありません。

本記事では、営業におけるアポイントの取り方のコツを効果的な電話、メール、手紙DMの3種類を例にして解説致します。

アポイントとは

アポイントとは、本来アポイントもしくはアポイントメントの略であり、英語で「Appoint」もしくは「Appointment」と表記し、日本語では「商談」及び「面会」、「日時や場所を決めて約束すること」及び「予約すること」と訳されます。

そのため、俗にいう「アポを取る」は、「商談の約束を取り付ける」「会う約束を取り付ける」という意味になります。

アポを取るための手段としては、電話やメール、手紙DM等といった方法があり、中でも電話でのテレアポやメールでのアポ取りが頻繁に行われていました。しかし、近年では、コロナ禍でテレワーク率が多くなったことで、リード(見込み顧客)や顧客が出社していないという場面が増え、メールや手紙DMでのアポ取りも見直されてきています。

特に手紙DMでのアポ取りは、デジタル社会となった現代では、手間と時間がかかるため非効率的であるように感じられますが、逆にリードや顧客に印象的であるために、ある程度の効果が期待できる手段です。

営業のアポイント獲得を実施する前に心がけること

テレアポやメール、手紙DMでも営業アポを取る前に心がけるべきことがあります。それは、「一方的な売り込みをしない」ということと「リード及び顧客のメリットとなる提案の準備をする」ということです。

限られた時間の中でしか自社製品及びサービスをアピールする時間がないために、どうしてもテレアポやメール、手紙DMでは一方的な売り込みをしがちです。しかし、それではリード及び顧客に敬遠されてしまう可能性があるため、上手な営業とは言えません。

また、営業アポを取る前には、自社の製品及びサービスによって、リード及び顧客にどのようなメリットがあるのかという点に関して、具体的な数値等を盛り込みながら、端的に要点をまとめておくことが大切です。

営業アポを取る段階では、全ての内容を話す必要はありません。あくまでリード及び顧客に「実際に会って話を聞いてみたい」と思わせることができるかどうかが焦点となります。

電話におけるアポイントの取り方のコツ

電話でのアポイントの取り方のコツを解説
電話におけるアポイントつまりテレアポの取り方には次の3つのコツ及び注意点があります。

  • 電話アポイント前の注意点
  • 電話が繋がった後の注意点
  • 日程調整までの注意点

本項目では、上記3点のコツ及び注意点について解説致します。

電話アポイント前の注意点

テレアポ前の注意点としては、以下の4つが挙げられます。

  • リード及び顧客に迷惑と思われない時間帯に架電する
  • 第一印象を大事にする
  • 自社製品及びサービスの需要を確認するためのタイミングを決めておく
  • リード及び顧客との過去のコンタクト歴を確認しておく

リード及び顧客に迷惑と思われない時間帯に架電する

テレアポでは、一方的に架電することになるため、第一にリード及び顧客の立場に立って、迷惑と思われない時間帯を見計らい、架電することが大切です。

特に始業直後はミーティングや前日の引き継ぎ等の対応に追われている可能性があるほか、退勤の直前は急いで帰宅しようとしている可能性が考えられます。同様に昼休みの時間帯や営業時間外等に架電してしまうのは良く思われません。

上記のことから一般的には、午前中は10〜11時前後、午後は16〜17時前後がリード及び顧客に迷惑だと思われない時間帯であると考えられます。

第一印象を大事にする

特にリードに対するテレアポの場合、お互いに面識がないため、声や話し方だけが第一印象として残ります。そのため、ハキハキとした聞き取りやすいボリューム及び滑舌、さらには柔らかい丁寧な口調で話すことが大切です。

自社製品及びサービスの需要を確認するためのタイミングを決めておく

テレアポでは、リード及び顧客に自社製品及びサービスの需要があるかどうかを確認することも大切です。実は全く需要がないのに商談のアポを取ることは、お互いにとって時間を無駄にしてしまうことになるためです。

事前に自然な流れで需要を確認するためのタイミングを決めておきましょう。

リード及び顧客との過去のコンタクト歴を確認しておく

テレアポをする前には、リード及び顧客との過去のコンタクト歴をきちんと確認しておくことも大切です。リード及び顧客の忙しい時間帯を把握したり、リード及び顧客に自社の製品及びサービスの需要があるかどうかといった見極めをすることができます。

電話が繋がった後の注意点

実際にリード及び顧客と電話がつながった後の注意点としては、前述した電話アポイント前の注意点を軸にして、詳細を伝えすぎず、端的に明るくハッキリ丁寧に営業トークを行うことが大切です。

特に詳細を伝えすぎると、商談をしなくても良いということになりかねませんので注意しましょう。

日程調整までの注意点

実際にテレアポで商談日程を調整する段階となった際には、担当者の名前及び部署名等の確認はもちろんのこと、お礼を必ず言うということが大切です。もちろんアポが取れない場合でも必ずお礼は言いましょう。

メールにおけるアポイントの取り方のコツ

メールでのアポイントの取り方のコツを解説
メールにおけるアポイントの取り方には、次の3つのコツがあります。

  • 件名を具体的にわかりやすくする
  • 営業メールを送った理由を記載して不信感を払拭する
  • アポイントまでの導線をわかりやすくする

本項目では、上記3つのコツについて解説致します。

件名を具体的にわかりやすくする

メールをリード及び顧客に送付する場合、最初に目に入るのがメールの件名です。件名は、テレアポでの声のトーン及び口調と同じく第一印象を決めると言っても過言ではありません。

リード及び顧客にメールを開封してもらうためには、第一印象を良くし、他のメールと差別化する必要があります。

端的かつ具体的でわかりやすい件名にすることで、メールの開封率は大きく向上します。逆に件名がわかりにくいと他のメールに埋もれてしまったり、後回しにされてしまったりして、開封すらされない可能性があるのです。

例えば「アポイントのお願い」というタイトルは、端的すぎてわかりにくいです。この場合は「〇〇という新商品のご提案に関するアポイントのお願い」等と目的を記載するといった工夫が必要となります。

ただし、件名をあまりにも長くしてしまうのは得策ではありません。あくまで端的に目的を記載するということが大切です。

営業メールを送った理由を記載して不信感を払拭する

特に面識のないリードにメールを送付した場合、なぜ自分のアドレスを知っているのか、なぜメールが送付されてきたのかという不信感を持たれてしまうことが多くあります。

そのため、どのようにして連絡先を手に入れたのかやなぜメールを送付したのかといった理由を簡単に記載することにより、リードの不信感を払拭することが大切です。

リードに不信感を持たれたままでは、せっかく文面を考えて送付したメールが迷惑メールフォルダに入れられてしまったり、ゴミ箱に入れられてしまったりする可能性があります。

ただし、あまりにも本文が長くならないように配慮することも大切です。本文が長すぎると、せっかく開封してくれたメールも最後まで読んでもらえない可能性が高くなってしまいます。

メール本文も件名同様、端的に目的をわかりやすく作成し、送付しましょう。

アポイントまでの導線をわかりやすくする

リード及び顧客にメールを送付し、アポイント(商談の約束)を取り付けたい場合には、リード及び顧客の手を煩わせることがないようにすることが大切です。

そのため、営業側から商談希望日時を提示し、商談可能の可否を問う形を取るというのが最もスムーズであると言えます。

リード及び顧客側に商談希望日時を問う形を取ってしまうと、スケジュールを考えて返信しなければならないという点が手間になり、メールの返信が後回しになったり、そもそも返信自体が来なかったりということに繋がりかねません。

手紙DMはアポ取りにおいて効果的なアプローチ方法

アポ取りの方法の一つに手紙DMがあります。コロナ禍でテレワークが増えたことで、出社率が下がり、テレアポや飛び込み営業はなかなか思うように上手くいかなくなってきているのが現状です。

そんな中、手紙DMが効果的なアプローチ方法であるということで、脚光を浴びています。とはいえ、まだまだ手紙DMを使いこなしている営業マンは少ないでしょう。

手紙DMが効果的になるアプローチ方法としては、手書きで心を込めて手紙DMを作成し、リード及び顧客に送付するということが挙げられます。さらに、はがきよりも上質なレターセットを使用し、筆ペンで直筆のメッセージを記載するというテクニックが最も効果の高いアプローチ方法です。

例え、字が汚かったとしても、丁寧に読みやすい字で書くことでリード及び顧客に気持ちは伝わります。また、上質なレターセットで送付することで、他の郵便物よりも目立ち、開封率も確実にアップするでしょう。

手紙DMの場合、まずはリード及び顧客に開封してもらうことが第一目標となります。その次に、内容を読んでもらい、最終的にアポイントを取るということが大きな目標です。

内容を読んでもらう際にも、あまりにも文章が長ければ流し読みされてしまったり、最後まで読んでもらえなかったりすることがあるため、端的に文章をまとめることを意識しましょう。

また、手紙DMでは短期的な効果を求めていけません。あくまで長期的にリード及び顧客と良好な関係を築き上げていくことが大切です。

BtoB営業のテレアポでアポ取りに成功するコツ

BtoB営業のテレアポでアポ取りに成功するコツを解説
特にBtoB営業のテレアポにおいて、アポ取りに成功するコツとしては次の5つがあります。

  • 営業リストの作成及びアップデート
  • スクリプトを作成する
  • 電話をかける時間に注意
  • テレアポではまず受付突破する
  • 様々な角度からテレアポを行う

本項目では、上記5つのコツを解説致します。

営業リストの作成及びアップデート

テレアポを行うためには、営業リストを作成する必要があります。営業リストには、リードや顧客の企業名、所在地、事業内容、担当部署、担当者名、営業の確度等が記載されていることがほとんどですが、一度作成したからと言って安心してはいけません。

随時情報をアップデートしていくことで、より精度の高い営業リストを作り上げていくことが可能です。例え断られたとしても、得られた情報等は全員で共有できるよう、営業リストに加筆していきましょう。

スクリプトを作成する

スクリプトとは、英語で「script」と表記し、日本語で「台本」や「脚本」等と訳されます。テレアポをする前には、スクリプトを事前に準備しておくことが大切です。特に次の3つのフェーズごとにスクリプトを作成しましょう。

  • 最初のアプローチ
  • 伝えたい中身
  • クロージング

最初のアプローチ

最初のアプローチでは、第一関門の受付突破をするためのスクリプトを用意しておく必要があります。具体的には、下記のような言い回しが効果的です。

「御社のご担当者様にご伝言をお願いできますでしょうか?」

「弊社の〇〇という製品のご紹介でお電話を差し上げておりますが、御社のご担当部署はどちらになりますでしょうか?」

上記のような言い回しをすることで、門前払いされず、リードの担当者に自分の存在をアピールすることができ、認知をしてもらえる確率がアップします。

伝えたい中身

最初のアプローチで、第一関門の受付突破をすることができた場合、リードにとって自社の製品及びサービスがどのようなメリットをもたらすのかが伝わるようなスクリプトを準備しましょう。

ただし、あまりにも長くなってしまったり、全ての詳細を話してしまったりすることのないように気をつけることが大切です。長くなり過ぎてしまうと、リードにとって迷惑になる場合があります。

また、全ての詳細を事細かに話してしまうと、実際に会って商談を行う必要がないと思われてしまうことがあるので、敢えてリードに「実際に会って話を聞いてみたい」と思ってもらえるようなスクリプトを準備することが必要です。

クロージング

テレアポにおいて、アポイントに繋げるためのクロージングはとても大切です。テレアポの本来の目的は、実際の対面商談に繋げることにあります。

そのため、クロージングでは日時まで確定したアポイントを取ることができるようなスクリプトを準備しておきましょう。

クロージングでアポイントを取ることができなくても、リードの都合の良い時間帯や担当者について聞き出せるような流れを作っておくことが大切です。

電話をかける時間に注意

BtoBのテレアポにおいて、リードに電話をかける時間帯にもコツがあります。あくまでもリードに迷惑だと思われない時間帯を狙うのが効果的です。

一般的な企業の場合、午前中であれば10〜11時前後、午後であれば16〜17時前後が狙い目です。

始業直後であれば朝礼が行われていたり、終業直前では終礼が行われていたりして、そもそも担当者が捕まらない可能性があります。また、なかなか担当者が捕まらないからと言って、昼休憩中及び営業時間外に架電することはご法度です。

リードが煩わしいと思ってしまえば、電話に出られる状況でも出てくれないといったことにもなりかねませんので、リードが忙しくない時間帯に架電するようにしましょう。

テレアポではまず受付突破をする

前述した通り、念入りなスクリプトを用意してまでも突破するべき第一関門が受付です。単なるセールスだと思われてしまうと、「申し訳ありませんが、担当者は席を外しています。」と言われて電話を切られてしまうことも少なくありません。

受付突破をするためには、受付にもわかるように自社の製品及びサービスがいかにメリットがあるのかという具体的な数字を用いて、端的に伝えてみることも一つの手段です。そこで受付で判断が付かない場合、担当者に電話を回してくれる可能性があります。

また、最初から受付を正面突破せず「〇〇のご紹介の件でお電話差し上げたことを、ご担当者様にご伝言いただけますでしょうか?」等と、伝言を依頼すると必ず担当者へ自分からの電話があったことが伝わり、運が良ければ担当者から電話がかかってくることも期待できます。

伝言というテクニックを使って、担当者や受付に認知してもらうというのはとても有効な手段です。

様々な角度からテレアポを行う

前述してきた通り、アポイント獲得には様々なコツがありますが、ずっと同じ営業リストに架電し続けても、アポイントの獲得率は変わりません。営業リストの精度を上げたり、既存の営業リストと違う視点で営業リストを作成したりして、様々な角度からテレアポを行うことが大切です。

お客様ファーストをつらぬいて心理を掴むのがアポイントを取るためのコツ

アポイントを取るためのコツとしては、お客様ファーストをつらぬいて心理を掴むことが挙げられます。

まずは、リード及び顧客の立場に立って、自分が営業をされたとしたらどう感じるかということを考えながら、スクリプトを作成し、アポイント獲得へ向けて営業活動を行っていくことが大切です。

間違っても、自社の製品及びサービスを売り込み過ぎるようなことはあってはいけません。リード及び顧客に迷惑がられない、煩わしさを感じさせないような営業をし、リード及び顧客との信頼関係を築き上げていくことで、アポイントを取ることができるのです。

短期的に成果を出すことに固執しすぎず、長期的にリード及び顧客との良好な関係を維持していきましょう。

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平井 康之

平井 康之

エクネス株式会社 代表取締役。国立金沢大学 教育学部 数学科 卒業。金融機関入社、3年程個人、法人営業を経験。その後ソフト開発企業にて8年半WEBサイト制作及びWEBシステム開発部門のグループリーダーを経験。2018年3月 法人設立 現在に至る。登山を愛する元テニス部キャプテン。好きな山は、石川県の白山、富山県の立山、岐阜県の乗鞍岳など。
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